Blogi

Kuinka hallita satunnaishankintoja

Palette Groupin toimitusjohtaja Lars Ola Pettersin kirjoitus

Itsenäinen toiminta liike-elämässä voi joskus olla hyödyllistäkin, mutta hankintatoimessa pitää pelata eri säännöillä. Viimeaikaisten tutkimusten mukaan yksi kolmasosa kaikista organisaation hankinnoista tehdään niin sanottuina villeinä hankintoina ilman hankintaosaston tietämystä, mikä tuo suuria haasteita talousosastolle. Villien hankintojen osuus voi joissain organisaatioissa olla vieläkin korkeampi. Palette Groupin tekemässä tutkimuksessa kolme neljäsosaa hankintapäälliköistä ilmoitti, että suuri tai hyvin suuri osuus kaikista hankinnoista tehtiin hankintaosaston tietämättä.

Laaja haaste

Satunnaisostot tuovat korkeiden kulujen lisäksi muitakin ongelmia. Tutkimuksen mukaan villeinä ostoina tehdyt hankinnat voivat nostaa hankintakuluja 40% korkeammiksi verrattuna siihen, että hankinnat tehtäisiin hankintaosaston kautta.  Lisäksi satunnaisostot aiheuttavat organisatorisia- ja viestinnällisiä haasteita, kun hankintaosasto ei tiedä miten työntekijät toimivat.

Suurin osa ostoreskontran ajasta kuluu esimerkiksi tuntemattomalta toimittajalta saapuvien laskujen käsittelyyn tai sellaisten laskujen selvittelyyn, joilla ei ole tilausta. Satunnaisostojen valvominen aiheuttaa ostoreskontralle virheitä ja väärinkäsityksiä. Myös kassavirtojen seuranta vaikeutuu.

Prosessin järkeistämisen voi aloittaa kartoittamalla organisaation suurimmat ostokategoriat ja analysoida mitä ostetaan ja mistä. Tämän jälkeen on helppo tutkia sitä, että voidaanko päällekkäisten toimittajien määrää vähentää. Organisaation hankintapolitiikan ja -prosessin laatimisen jälkeen neuvotellaan toimittajien kanssa sopimukset. Uusi prosessi implementoidaan Palette hankinnasta maksuun -järjestelmässä.

Ongelman ydin

Työntekijä rikkoo sääntöjä yleensä jonkun syyn takia. Satunnaishankintoja tehdään joko tietoisesti organisaation sääntöjen vastaisesti tai vahingossa rikotaan tehtyjä sopimuksia tai toimintaperiaatteita. Virheet tai epäselvät ohjeet hankintaprosessissa mahdollistavat tällaiset menettelytavat. Ohjeet saattavat olla liian monimutkaiset, epäselvät tai työntekijöitä ei ole heti aluksi perehdytetty niihin, mistä syystä prosessi ei toimi. Ohjeet saattavat tuntua myös liian rajoittavilta tai järjettömiltä, mistä syystä työntekijät ottavat erivapauksia hankintoja tehdessään.

Hankinnat kuriin

Organisaatioilla tulee olla selkeästi määritellyt hankintaprosessin toimintatavat ja roolit, jotta satunnaishankinnat saadaan kuriin. Yleensä organisaatiot järjestävät hankintaprosessin määrittämällä vastuuhenkilöt eri ostokategorioille. Kyseiset henkilöt ovat vastuussa oman kategoriansa hankinnoista sekä toimittajasuhteiden ylläpidosta. He myös määrittävät yhtiön säätöjen mukaisesti, mitä tuotteita ja palveluja kukin henkilö tai henkilöryhmä saa ehdottaa ostettavaksi. Työntekijöillä on sen jälkeen oikeus tehdä hankintaehdotuksia, jotka vastuullinen hankintahenkilö joko hyväksyy tai hylkää organisaation sääntöjen mukaisesti. Organisaatioiden tulee myös varmistaa, että työntekijät ymmärtävät selkeät hankintatoimen ohjeet, jotta he eivät vastustusta sääntöjä ja toimi niiden vastaisesti. Tämän lisäksi nykyinen teknologia mahdollistaa hankinnasta maksuun -prosessin organisoinnin niin, että hankintoja voidaan valvoa.

Hankinnasta maksuun -ratkaisun avulla talousosastot saavat näkyvyyden tehtyihin hankintoihin, joiden säännönmukaisuudet voidaan varmistaa. Paletten ratkaisu täsmäyttää automaattisesti laskut ostotilauksiin, mikä varmistaa, että hankinnat on viety järjestelmään ja vain hyväksytyt hankinnat täsmäytyvät. Ratkaisussa on helppo määritellä rooleja ja työnkulkuja, mikä vähentää valvonnan tarvetta. Hankintaosastojen toimintaa helpottavat sähköiset katalogit sekä mahdollisuus liittää verkkokauppoja järjestelmään. Työntekijät pystyvät helposti löytämään katalogeista ja verkkokaupoista tarvitsemansa tuotteet organisaation neuvottelemaan edulliseen hintaan, mikä säästää aikaa ja rahaa sekä tuo kontrollia hankintatoimen kuluihin.

Työntekijöiden käyttäytymistä on hankala muuttaa, mutta määrittelemällä selkeät roolit ja toimintatavat sekä hyödyntämällä hankinnasta maksuun -ratkaisua organisaatiot voivat ehkäistä villiä ostamista ja varmistaa sääntöjenmukaisen toiminnan.

Printtaa tai jaa Julkaisupäivä: 2016-03-10