Blogi / Hankinnasta maksuun

Ostolaskuautomaatio rakennus- ja kiinteistöalalla

Rakennus- ja kiinteistöalan ostoreskontran ammattilaisia kohtaavat useat ainutlaatuiset haasteet. Kiinteistöjohtamisen, kiinteistövälityksen, vuokrauspalveluiden ja rakentamisen yrityksissä käsiteltävien laskujen määrä on poikkeuksellisen korkea ja yritysmäärä tyypillisesti suuri. Lisäksi laskut voivat sisältää suuria rahamääriä, ja monet toimialalla työskentelevät viettävät ainakin osan päivästä toimiston ulkopuolella, samaan aikaan kun heiltä vaaditaan useiden eri kulujen hyväksyntää.

Taloushallinnon säännösten noudattaminen

Kiinteistö- ja rakennusalalla käsiteltävien liiketapahtumien korkeista summista johtuen alaa kohtaavat useat taloushallinnon säännökset ja raportointivelvollisuudet. Eri viranomaisten noudatettavat säännökset riippuvat siitä millä toimialan sektorilla yritys toimii. Luotettavan ja aukottoman kirjausketjun ylläpitäminen on ehdottoman tärkeää. Laskujen käsittelyn ja ostotilausten täsmäytyksen lisäksi ostoreskontran on oltava erityisen tarkkoja kirjanpitomerkinnöissä.

Manuaaliset prosessit hidasteena

Kiinteistöalalla työskentelevien on myös pidettävä vuokranantajat tyytyväisinä, varmistettava että vuokralaiset maksavat ajallaan, sekä hallinnoitava suuria määriä urakoitsijoita ja alihankkijoita. Liiketapahtumien volyymi on suuri ja vaatii pikkutarkkoja kirjanpitomerkintöjä, jotta kyselyihin voidaan vastata tehokkaasti.

Samaan aikaan halutaan tietenkin kasvattaa liiketoimintaa. Manuaaliset prosessit kiinteistö- ja rakennusalan ostoreskontrassa ovat vaivalloisia ja virhealttiita. Kasvu vain lisää käsiteltävien laskujen, hyväksyttävien kulujen, sekä toimittajien ja alihankkijoiden määrää.

Automaatio ostolaskuprosessissa

Manuaaliset prosessit hidastavat kasvua, mutta niiden aiheuttamiin haasteisiin on tehokas ratkaisu. Ostolaskuprosessin automaatioratkaisut voivat automatisoida laskujen, sopimusten, ostotilausten ja kulujen käsittelyn. Parhaat ratkaisut ovat joustavia ja skaalautuvat yrityksen tarpeisiin. Pilvipalveluna tarjottavat ratkaisut mahdollistavat kulujen hyväksynnän myös mobiililaitteilta sijainnista huolimatta.

Laskujen käsittely voidaan automatisoida, olivat ne sitten verkkolaskuja, pdf- liitteitä sähköpostissa tai skannatussa muodossa. Ostotilaukset voidaan monipuolisesti täsmäyttää laskuihin ilman manuaalista käsittelyä. Säännösten noudattaminen helpottuu, koska ratkaisut yleensä tarjoavat työkaluja raportoinnille tarkan kirjausketjun muodostamiseen. Tietoja voidaan myös käyttää kulujen analysointiin, sekä yrityksen suorituksen mittaamiseen erilaisia KPI -mittareita vasten.
Sujuvoittamalla prosessit automaatiolla, rakennus- ja kiinteistöalan ostoreskontra voi keskittyä ylläpitämään suhteita toimittajiin, pitämään kulut minimissä ja edesauttamaan liiketoiminnan kasvua.

Lue Paletten automaatioratkaisuista lisää täältä.

Printtaa tai jaa Julkaisupäivä: 2018-04-26