Blogi / Hankinnasta maksuun

Epäsuoran hankinnan optimointi tuo selkeyttä ja säästöjä

Epäsuorat hankinnat, kuten toimistotarvikkeet, välttämättömät palvelut tai laitteiden huolto, auttavat yritystä pyörittämään päivittäistä toimintaansa. Joillekin yrityksille se tarkoittaa useiden erillisten kulujen ja toimittajien päivittäistä hallintaa. Manuaalinen käsittely kasaa työtaakkaa ostoreskontran ja hankinnan osastoille.

Sekava hallintaprosessi maksaa monille yrityksille sekä aikaa että rahaa. Kokonaiskustannukset on kuitenkin helppo aliarvioida, koska monet epäsuorat kulut ovat pieniä. EY:n mukaan näiden kulujen optimointi voi johtaa jopa 25 % kustannussäästöihin. Oikean hankinnasta maksuun -ratkaisun avulla voidaan sekä sujuvoittaa prosesseja että tuoda huomattavia säästöjä. Seuraavaksi tutkimme tarkemmin miten.

Automaatio

Lukuisten erinäisten epäsuorien kulujen käsitteleminen manuaalisesti on tehotonta. Useiden eri ostotilausten täsmäyttäminen ostolaskuihin ja tietojen kerääminen erillisistä dokumenteista vie aikaa. Virheitä voi sattua helposti ja hyväksynnät viivästyvät, joka usein johtaa viivästysmaksuihin, virheellisiin maksusummiin, sekä lopulta suurempiin kustannuksiin. Hankinnasta maksuun -ratkaisulla nämä tehtävät voidaan automatisoida, jolloin ostoreskontra puuttuu prosessiin vain tarkastaakseen poikkeukset.

Epäsuorat hankinnat vievät myös hankintaosaston aikaa. Manuaalisesti hallittu epäsuora hankinta on sekavaa koko organisaatiolle. Hankintaosaston on usein neuvottava muuta henkilöstöä hankintojen tekemisessä, mikäli he eivät tee epäsuoria hankintoja säännöllisesti.

Hankinnasta maksuun -ratkaisulla voidaan automatisoida epäsuoran hankinnan vaiheita, joka yksinkertaistaa prosessia koko organisaatiolle. Ratkaisun avulla henkilöstö voi tilata tarvitsemansa tuotteet tai palvelut keskitetystä portaalista, ilman hankintaosaston apua. Samalla hankintaosasto pystyy paremmin keskittymään strategisempiin tehtäviin.

Tehokasta dataa

Selkeän ja helposti saatavilla olevan tiedon puuttuessa säästöt jäävät usein toteutumatta. Tiedot tehdyistä hankinnoista, kuluista ja maksuajoista antavat organisaatiolle vahvan aseman neuvotella hintoja avaintoimittajien kanssa.

Jos epäsuoria kuluja hallitaan manuaalisesti, on tietojen kerääminen monimutkaista. Hankinnasta maksuun -ratkaisulla tiedot saa nopeasti koottua selkeille raporteille. Datan avulla organisaatiolla on mahdollisuus neuvotella kustannukset alemmas.

Hallitse tilausmääriä

Organisaation jokapäiväistä toimintaa helpottavat pienet asiat kasaantuvat vähitellen. Suurempien määrien tilaaminen saattaa olla järkevämpää, jos se vain on mahdollista. Se voi auttaa vähentämään kustannuksia tehostamalla hallintaa ja pitämällä toimittajat tyytyväisinä.

Tämä on yleensä haastavaa, jos epäsuoraa hankintaa ei hallita siihen tarkoitetulla ratkaisulla. Kuluja syntyy tarpeiden tullessa, joka voi vähentää tehokkuutta. Usein tilausmäärät ovat pieniä, jolloin ne hankitaan useilta eri toimittajilta ja eri hinnoilla. Hankinnasta maksuun -ratkaisu auttaa keskittämään tilaukset, sekä kokoamaan kulut toimittajittain ja kategorioittain.

Kalliiden epäsuorien kustannusten yksinkertaistamisen pitäisi olla prioriteetti, mutta monet yritykset ovat epävarmoja siitä kuinka tilanne saataisiin hallintaan. Mikäli tavoitteena ovat säästöt, kannattaa harkita uuden sukupolven hankinnasta maksuun -ratkaisua prosessin tehostamiseen.

Palette Softwaren ratkaisut auttavat organisaatioita tuomaan epäsuoran hankinnan prosesseihin selkeyttä ja tehokkuutta. Lue ratkaisuistamme lisää täältä.

Printtaa tai jaa Julkaisupäivä: 2018-10-22