Blogi / Hankinnasta maksuun

Nauti kesälomastasi – 4 vinkkiä työtehtävien delegointiin

Kun kesälomakausi lähestyy, monet meistä miettivät miten työtehtävät hoituvat kesäloman aikana. Lomalle lähtö on helpompaa mikäli valmistaudut jo hieman etukäteen. Tässä blogikirjoituksessa esittelemme 4 vinkkiä joiden avulla Palette auttaa sinua nauttimaan kesälomastasi täydellä teholla!

1. Mielenrauhaa Tilapäisten käyttäjien avulla

Kesän aikana saatat joutua luottamaan tilapäisiin työntekijöihin ostoreskontran työtehtävissä. Tätä varten kannattaa tutustua Paletten Tilapäiset käyttäjät-ominaisuuteen etukäteen, sillä se tekee tehtävien delegoinnista tehokasta. Voit väliaikaisesti siirtää roolin tai postilaatikon toiselle käyttäjälle, jolloin hän voi käsitellä laskuja, tilauksia, sopimuksia tai hyväksyä kuluja. On myös mahdollista käyttää monivaiheista hallintaa, jolloin henkilö ottaa vastuun postilaatikosta tietyksi määritetyksi ajaksi, jonka jälkeen rooli etenee toiselle henkilölle.

Mielenrauha on kesäloman kannalta tärkeää; voit kirjautua sisään Paletteen katsomaan ja käsittelemään tapahtumia, vaikka roolillasi olisikin sijainen. Loman jälkeen voit myös hakea järjestelmästä sijaisesi käsittelemiä ostolaskuja, sopimuksia, tilauksia tai kuluja.

2. Tarkista kahdesti Verkkolaskujen avulla

Tilapäisillä kesätyöntekijöillä ei välttämättä ole samaa osaamistasoa kuin vakituisilla työntekijöillä. Näissä tapauksissa virheellisten tietojen riski lisääntyy, erityisesti jos skannatut asiakirjat hukkuvat. Mikäli järjestelmään tulee paperisten laskujen sijaan enemmän verkkolaskuja, voit vähentää manuaalisen virheen riskiä merkittävästi. Verkkolaskun avulla voit varmistaa, että kaikki laskutiedot ovat aina samat kuin mitä toimittaja on lähettänyt.

3. Kätevää etähallintaa PaletteMobiilin avulla

Jotkut työt eivät voi odottaa – edes lomalla. On kuitenkin viisasta huolehtia, että ne ovat mahdollisimman helppoja toteuttaa. Jos sinulla on käytössä mobiiliratkaisumme, PaletteMobile, jokainen voi käsitellä laskuja ja tilauksia missä ja milloin vain. Voit hyväksyä, lähettää, kommentoida tai päivittää rooleja ja hallita laskuja mobiililaitteestasi. Helppokäyttöisen ratkaisun ansiosta työtehtävät eivät junnaa edes lomakauden aikana!

4. Valmistaudu etukäteen PaletteContractin avulla

Parhaassa mahdollisessa tilanteessa voit valmistella joitakin tehtäviä valmiiksi jo hyvissä ajoin. Jos käytät Paletten sopimusratkaisua, voit automatisoida toistuvien laskujen prosessin. Varmista, että sopimuksiin perustuvat laskut eivät viivästy kesälomien aikana – vaan määrittele laskujen säännöt valmiiksi ja varmista, että hankintasopimukset ovat valmiina ennen loman alkua. Näin työtaakkaa vähenee huomattavasti!

 

Printtaa tai jaa Julkaisupäivä: 2019-06-14