Blogi / Hankinnasta maksuun, Uutiset

Technopolis valitsi Palette Softwaren toimittamaan ostolaskujen käsittelyratkaisun kevääksi 2020 – Sitten tuli korona

Tämä kirjoitus on alunperin julkaistu Kauppalehti Studiossa 25.8.2020

Technopolis vuokraa ja hallinnoi korkealaatuisia työympäristöjä. Yritys on aloittanut matkansa Oulusta, vanhasta meijerirakennuksesta vuonna 1982. Tänä päivänä yritys tarjoaa moderneja työtiloja 11 eri paikkakunnalta seitsemästä eri maasta loistavilla sijainneilla. Tilojen lisäksi Technopolis tarjoaa avaimet käteen -ratkaisuna useat toimitilaan liittyvät palvelut yrityksille aina aulapalveluista siivoukseen.

Toteutuksessa Business Platform -uudistus

Technopolis toteuttaa tällä hetkellä merkittävää järjestelmämuutosprojektia. Yrityksessä ollaan siirtymässä Microsoftin AX-järjestelmästä uudempaan D365-ratkaisuun. Business Platform -uudistus kattaa sisälleen suuren kokonaisuuden eri taloushallinnon järjestelmiä, pankkijärjestelmän ja uuden CE -järjestelmän.

Yhden massiivisen ratkaisun sijaan yritys liikkuu kohti ketterämpää vaihtoehtoa ja kokonaisuus muodostuu eri taloushallinnon osa-alueisiin kohdennetuista, ensiluokkaisista ratkaisuista. Jokaiseen osa-alueeseen valittiin kilpailutuksen ja kartoituksen myötä paras mahdollinen toimittaja. Palette Software valittiin toimittamaan ostolaskujen, sopimusten ja dokumenttien hallinnointiratkaisun:

“Koimme että meidän on hyvä valita myös ostolaskujen käsittelyyn paras mahdollinen toimittaja, ja niin me teimme. Palettessa on monipuoliset ominaisuudet, integraatio on ollut helppoa rakentaa, implementaatio on kevyt ja kaikille käyttäjille on yhteinen käyttöliittymä,” Heli Matero (CFO, Technopolis Plc, kuvassa vas.) kertoo.

Suuressa järjestelmämuutoksessa on myös tärkeää, että uudet ratkaisut ovat intuitiivisia ja helppokäyttöisiä, etenkin jos suuri osa työntekijöistä käyttää ratkaisuja työssään päivittäin: “Tarjoamme joustavia ja ketteriä toimitiloja ja haluamme samaa myös järjestelmiltämme. Suurin osa työntekijöistämme käsittelee ostolaskuja jossain muodossa, joten käyttöliittymän pitää olla näppärä käyttää. Tähänastisen sisäisen palautteen mukaan Palette on todella helppokäyttöinen,” Matero sanoo.

Korona vei järjestelmäprojektin etätyöhön

Järjestelmäprojektissa on mukana useita eri ratkaisuja ja toimittajia. Yhteistyö ja kommunikaatio striimien, projektipäälliköiden ja tiimien välillä ovat projektin merkittäviä onnistumistekijöitä ja kaikki toimijat tapasivat toisiaan sprinttien välissä. Koronan myötä kasvokkain tapahtuva yhteistyö ja matkustaminen eivät kuitenkaan olleet enää mahdollisia. Kaikki kommunikaatio siirtyi virtuaaliseksi. Ensimmäinen käyttöönotto onnistui kuitenkin erikoistilanteen tuomien haasteiden ratkettua:

”Poikkeustilanteen vuoksi koko projekti siirtyi etätyöhön maaliskuussa. Ensimmäinen käyttöönotto Tallinnassa toteutettiin kokonaisuudessaan etänä. Lisähaasteet venyttivät projektia lopulta kuitenkin vain muutamalla viikolla,” Matero iloitsee.

Kun järjestelmäprojektissa on monia toimijoita ja tiukka aikataulu, on toimittajan pystyttävä vastaamaan asiakkaan toiveisiin ja aikatauluihin mahdollisimman tarkasti. Juho Kangas (Senior Solution Consultant, Palette Software) kertoo, että teknologian lisäksi Palette korostaa toimittajan vastuun merkitystä:

”Vastuullisena toimittajana vastaamme aina asiakkaan tarpeisiin ja aikatauluihin niin tarkasti kuin mahdollista. Erikoistilanteen myötä hyvän ja luotettavan kommunikaation merkitys on ehdottomasti kasvanut. Etätyö ei kuitenkaan ole missään nimessä hidastanut toimintaamme ja olemme pystyneet jopa tehostamaan omia prosessejamme.”

Technopolis nostaa automaatioastetta Paletten avulla

Palette Softwaren moderni, uuden sukupolven ostolaskujen käsittelyratkaisu virtaviivaistaa ostolaskujen työnkulun. Käyttöliittymä on intuitiivinen ja ratkaisu integroituu eri ERP-, taloushallinto- tai hankintajärjestelmiin. Technopolis ottaa Paletten tulevaisuudessa käyttöön kaikissa toimipisteissään ja pyrkii nostamaan ostolaskujen automaatioastetta ratkaisun avulla.

Haastattelimme myös Technopoliksen System Manageria, Jouko Peltosta (kuvassa oik.). Videolla kuulet lisää Technopoliksen järjestelmäprojektista, ja millaisia tulevaisuuden suunnitelmia Technopoliksella on Paletten suhteen.

Lue koko case.

Printtaa tai jaa Julkaisupäivä: 2020-08-25
Videolla Jouko Peltonen (System Manager, Technopolis) kertoo Technopoliksen järjestelmämuutosprojektista, Paletten käyttöönotosta ja millaisia tulevaisuuden suunnitelmia Technopoliksella on Paletten suhteen.