Blogi / Hankinnasta maksuun, Laskuautomaatio

Täydellinen ostolaskuprosessi alkaa jo hankinnasta

Sähköinen ostolaskujen käsittely on jo laajasti käytössä Suomessa mikä tarkoittaa, että ostolaskujen dataa käsitellään digitaalisesti. Sillä aikaa, kun suuri osa maailmasta yhä käsittelee paperisia ostolaskuja mappien avulla, Suomessa laskutiedot viedään sähköiseen muotoon verkkolaskujen ja skannausratkaisujen avulla. Verkkolaskujen yleistyessä paperiset ja sähköpostiin lähetettävät pdf-laskut alkavat olla yhä harvinaisempi näky suomalaisella yrityskentällä. Tämä on jo suurelta osin mullistanut sen, miten ostoreskontraa hoidetaan. Ostolaskuprosessissa on kuitenkin edelleen heikkoja kohtia, jotka hidastavat ostolaskujen etenemistä merkittävästi ja matka täydelliseen ostolaskuprosessiin on vielä pitkä. On kuitenkin monia keinoja tehostaa ostolaskujen käsittelyä – jo ennen kuin ostolasku on ehtinyt edes saapua.

Ostolaskut ovat osa koko organisaation työtä

Vaikka ostolaskut nähdään suurelta osin taloushallinnon asiana, ovat ostolaskut osa koko organisaation työtä. Ostolasku jo itsessään on pitkän prosessin tulos, jossa henkilö on päättänyt hankkia tarvittavan tavaran tai palvelun (esimerkiksi uuden puhelimen), selvittänyt mistä sellaisen pystyy hankkimaan ja tehnyt tilauksen. Jo tässä vaiheessa itse hankinnan kulu on noussut huomattavasti suuremmaksi, kuin ehkä jopa itse hankinnan arvo, mikäli yrityksen hankintaprosessi on epäselkeä. Tämä johtuu tietysti henkilön hankintaan käyttämästä työajasta ja mitä kovapalkkaisempi henkilö on kyseessä, sitä korkeammaksi hankinnan kulu nousee.

On myös merkittävää, että prosessissa on saatettu tehdä jo monia virheitä, jotka tulevat tuottamaan päänvaivaa ostolaskun matkan tulevissa vaiheissa. Ostolasku ei ole ehtinyt vielä saapua, mutta sen matka yrityksen sisällä on jo määritetty. Käyttikö henkilö oikeaa toimittajaa, noudatettiinko hankinnassa yrityksen hankintasopimuksen mukaisia ehtoja ja oliko hankinta yleensä edes tarpeellinen ja hyväksytty ylemmällä tasolla? Hyvin usein vastaus jokaiseen näistä kysymyksistä on kielteinen. Tämä on ymmärrettävä tilanne, mikäli henkilö on halunnut saada pieneltä tuntuvan hankinnan tehtyä mahdollisimman tehokkaasti. Tehokkuus loppuu kuitenkin hyvin nopeasti ostolaskun saapuessa. Tämä vaikuttaa myös vahvasti siihen, mikä on ostolaskun käsittelyn lopullinen hintalappu.

Kun ostolasku vihdoin saapuu, alkaa heikon hankintaprosessin totuus aueta linkki kerrallaan, joka näyttäytyy yritykselle ostolaskun kiemuraisena tienä ja usean henkilön merkittävänä päänvaivana. Kysymysten tulva alkaa; kuka tilauksen on tehnyt, onko tilaus saapunut, täsmääkö ostolasku tilausta ja kenen tehtävä on hyväksyä kulu?

Kun ostolasku lopulta tavoittaa oikean, usein esimiesasemassa toimivan henkilön, hän ei ole täysin varma mistä ostolaskussa on kyse ja miten se tulisi tiliöidä. Kiireessä tehtävä suoritetaan vähän sinnepäin ja toivotaan ettei taloushallinnosta kuulu asian tiimoilta narinaa.

Täydellinen ostolaskuprosessi alkaa jo hankinnasta

Koska sähköinen ostolaskujen käsittely kattaa niin paljon suuremman prosessin kuin vain itse ostolaskun kierrätyksen, me Palettella keskitymme koko Hankinnasta maksuun -prosessin tehostamiseen. Ratkaisussamme ostolaskuja, hankintoja, budjetteja ja sopimuksia käsitellään yhdessä saumattomassa järjestelmässä. Näin organisaatiossa pystytään keskittymään pelkän lopputuleman, eli ostolaskun sijasta koko prosessin tehostamiseen.

Paletten avulla henkilökunta pystyy tilaamaan oikeat tavarat, oikeilla hinnoilla ja oikealta toimittajalta. Ostolaskuprosessia puolestaan pystytään helpottamaan automaattisen täsmäyttämisen, automaattisten työnkulkujen ja erilaisten sääntöjen avulla.

Osallistu webinaariin

Tule kuulemaan lisää syksyn webinaariimme: 5 askelta kohti täydellistä ostolaskuprosessia (25.11.2020 kello 8.30-9.00).

Webinaarissa käymme läpi ostolaskuprosessin kannalta merkittäviä kipupisteitä yhdessä asiantuntijoidemme kanssa.

Printtaa tai jaa Julkaisupäivä: 2020-09-30
Osallistu Paletten webinaariin 25.11.2020