Ostolaskujen tiliöinti kannattaa jakaa tasapainoisesti organisaatiossa

14/07/2021 / in Laskuautomaatio

Ostolaskujen tiliöinti on yksi merkittävä vaihe ostolaskuprosessissa, joka vie yllättävän paljon resursseja – mikäli otetaan huomioon myös taloushallinnon ulkopuolinen työ.

Ostolaskujen käsittely on yksi merkittävimmistä prosesseista, jota halutaan tehostaa. Tätä tehostamista havainnoidaan usein taloushallinnon näkökulmasta, vaikka sitä kannattaisi katsoa laajemmalla linssillä. Etenkin jos halutaan arvioida ostolaskujärjestelmän todellista ROI:ta.

Ajatellaan, että yhden ostolaskun tiliöinti ja käsittely ilman automaatiota vie taloushallinnon osaajalta noin 5 minuuttia. Tämän jälkeen ostolasku lähtee vielä tarkastuskierrokselle. Tarkastuksen jälkeen lasku on valmis maksettavaksi. Kun ostolaskujen määrä yrityksessä nousee tuhansiin, ostolaskujen käsittelyä pyritään hajauttamaan.

Esimerkiksi ostolaskujen tiliöinti saatetaan osittain siirtää pois taloushallinnolta ostolaskujen tarkastajille. Kun ostolaskujen tiliöintitehtäviä hajautetaan organisaation ostolaskujen tarkastajille, ostolaskut siirretään ostolaskujärjestelmässä suoraan tarkastuskierrokselle ja esimiesasemassa olevat henkilöt voivat tiliöidä kuluja budjettien mukaisesti. Ihanteellisessa tilanteessa taloushallinto tekee vain viimeisen nopean tarkistuksen ja samalla esimiehet pitävät huolen siitä, että kulut määräytyvät oikeille tileille, aivan kuten vuoden alussa on budjetoitu.

Tämä saattaa näyttäytyä tehokkaana tapana vähentää taloushallinnon tehtäviä, mutta siinä on monia asioita, joita kannattaa ottaa huomioon prosessin suunnitteluvaiheessa.

Ostolaskujen tiliöinti tapahtuu ehkä kahdesti

Laskujen tiliöinti vaatii syvällistä tietämystä alv-säännöistä ja muista kulusäädöksistä. Mikäli tämä tehtävä halutaan hajauttaa useille organisaation jäsenille, usein esimiehille, on hyvä varmistaa, että henkilöt saavat hyvän koulutuksen tarpeellisista tiliöinneistä. Kattava ohjeistus ja tilikartta on hyvä löytyä helposti. Etenkin uuden prosessin alkuvaiheessa talousosasto tekee paljon työtä kysymyksiin vastaillessa ja tiliöintien korjauksissa.

On kuitenkin huomioitava, että vaikka tiliöintisäännöt opetettaisiin ja aiheesta kirjoitettaisiin yrityksen intraan hyvätkin ohjeet, on todennäköistä, etteivät laskujen tarkastajat pysty samaan tarkkuuteen kuin taloushallinto. Taloushallinto saattaa joutua tässä tilanteessa korjaamaan tiliöintejä pitkäänkin, minkä johdosta työtä tehdään kahdesti.

Laskujen tiliöinti vaatii osaamista ja vie aikaa

Työtehtävät, jotka eivät ole rutiininomaisia, vaativat oman aikansa. Työtehtävän aloittaminen, tiedon etsiminen ja ohjelman käyttäminen vievät huomattavasti enemmän aikaa henkilöltä, joka tekee tehtävän silloin tällöin verrattuna henkilöön, joka tekee tehtävän päivittäin.

Ostolaskujen kohdalla oppimiskäyrä voi olla myös verrattain hidas, sillä jokainen ostolasku vaatii omanlaisensa tiliöinnin ja rutiinia ei pääse muodostumaan. Tämä koskee etenkin tilannetta, jossa henkilö saa pöydällensä ostolaskuja vain harvoin. Tätä kulutettua aikaa on kuitenkin mahdotonta havaita. Tarkastajia on usein kymmenistä satoihin riippuen yrityksen koosta. Mikäli kaikki tarkastajat käyttävät ylimääräistä aikaa ostolaskujen tiliöintiin viikoittain, saattaa ajasta muodostua helposti jo yhden työntekijän työmäärä kuukausitasolla.

Tätä on helppoa tutkia myös omassa organisaatiossa kyselyllä. Kuinka kauan työntekijät tuntevat käyttävänsä aikaa esimerkiksi tiliöintien tekemiseen? Entä kuinka suuri osa vaatii taloushallinnolta jatkotoimenpiteitä?

Automaatiomahdollisuuksien havaitseminen saattaa muuttua haastavaksi

Automaatio ja tekoäly puhuttavat taloushallinnon alalla yhä enemmän. Automaatiosta odotetaan merkittävää tehokonetta, joka automatisoi ostolaskujen käsittelyn lopulta kokonaan. Merkittävä osa ostolaskuista on jo automatisoitavissa. Ostolaskujen tiliöinti hoituu automaattisesti, kun ne perustuvat ennakkotietoon, kuten sopimukseen tai ostotilaukseen. Nämä muodostavat jo merkittävän osan ostolaskuista, jopa 90 % riippuen yrityksen toimialasta.

Kun laskujen tiliöinti hajautetaan organisaatiossa, automaatiomahdollisuuksien havaitsemisesta tulee hankalampaa. Sanotaan että esimerkiksi puhelinkulut eivät ole sopimuksen mukaisesti automatisoitu, vaan jokainen esimies tiliöi omien alaistensa puhelinlaskut kuukausittain. Työmäärä saattaa tuntua yksittäisetä esimiehestä pieneltä pahalta, eikä hän ei osaa pyytää näiden ostolaskujen automatisointia, sillä hänelle ei ole tietämystä siitä, mikä on ratkaisun puolesta mahdollista. Henkilö ei kuitenkaan ole ainoa, joka tiliöi samankaltaisia laskuja, jotka voitaisiin kaikki automatisoida muutaman säännön avulla.

Taloushallinnon on helpompaa havainnoida automatisoinnin kohteita, kuten myös toteuttaa automatisointia niitä varten. Automatisointi on aina varmin tapa tehostaa toimintaa aidosti. Automatisoinnin parhaat puolet ovat, että se toimii juuri niin kuin se on asetettu toimimaan ja inhimillisten virheiden mahdollisuus on olematon. Automaation avulla taloushallinnon tehtäväksi jää tarkistaa vain säännöistä poikkeavat laskut. Kuten esimerkiksi mikäli puhelinlasku ylittää tietyn summarajan. Automaatiosta kiittää myös koko organisaatio.

Lue lisää Paletten ostolaskujen käsittelyjärjestelmästä. Palette on käyttäjäystävällinen järjestelmä, jonka avulla ostolaskujen käsittelyn automatisointi onnistuu.

Lisää kiinnostavia aiheita

Oletko valmis ottamaan seuraavan askeleen?

Kerro mitä ongelmia haluaisit ratkaista