Taloushallinnon ratkaisut toimitetaan nyt täysin etänä, mikä vaatii toimittajalta vastuullisuutta

Tämä kirjoitus on alunperin julkaistu Talouselämän liitteessä marraskuussa 2020.

Palette on moderni ostolaskujen ja hankintojen käsittelyratkaisu, joka tehostaa yritysten taloushallinnon prosesseja. Toimitusprojektit ovat aiemmin sisältäneet monia kasvokkaisia projektitapaamisia, mutta nyt saattaa olla, ettei projektiryhmä näe toisiaan kertaakaan. Tämä vaatii toimittajalta tehokkuutta ja vastuullisuutta.

Miikka Suikki (Head of Delivery, Palette Software) on työskennellyt Paletten ratkaisuiden parissa yli kuuden vuoden ajan ja ollut mukana lukuisissa ratkaisutoimitusprojekteissa. Mennyt vuosi on tuonut mukanaan haasteita, mutta myös paljon uudenlaista osaamista: ”Etätyötaidot ovat karttuneet nopeasti ja olemme pystyneet toimittamaan ratkaisuja mallikkaasti koko poikkeusajan,” Suikki kommentoi. Suikki nostaa esille kolme kohtaa, jotka ovat helpottaneet etänä tehtävien toimituksien hallintaa Palettella:

Etäpalavereiden kuormittavuuden huomioiminen

Etäpalaverit kannattaa pitää noin puolet lyhyempänä niiden kuormittavuuden vuoksi. Oma tietokone ja rauha saattavat myös houkutella osallistujia tekemään useita työtehtäviä samaan aikaan, siksi on hyvä huolehtia, että ilmoitukset ovat pois päältä palavereiden aikana

Hiljaisuuden murtaminen

On tärkeää, että asioista uskalletaan keskustella yhtä aktiivisesti etänä kuin kasvokkainkin, vaikka se saattaa tuntua haastavalta. Projektin etenemistä täytyy seurata myös aiempaa aktiivisemmin, kun päivittäiset jutusteluhetket projektiryhmän kesken eivät ole mahdollisia.

Vastuullisuus

On hyvä varmistaa, että valittu ratkaisutoimittaja pystyy vastuulliseen ja varmaan toimitukseen myös nopeissa muutostilanteissa. ”Luotettavat toimittajat muokkautuvat aina asiakkaan tarpeiden mukaisesti,” Suikki summaa.