Case

Barona Group kehittää toimintaansa Paletten ratkaisujen avulla

Pystymme nyt optimoimaan taloushallinnon prosessimme ja hakemaan niihin tehoja. Aikaamme vapautuu muuhun työhön ja konserni saavuttaa automatisoinnin avulla merkittäviä säästöjä. Perusteet investoinnille ovat selkeät; tulemme saavuttamaan seuraavan viiden vuoden aikana satojen tuhansien säästöt

–Pasi Vilhunen, CFO, Barona Group

Haasteet

Barona Groupin liiketoiminnan voimakkaan kasvun vuoksi taloushallintoon tarvittiin automatisointia. Haasteena oli yhdistää kaikki yhtiöt samaan ratkaisuun ja saada toiminnalle selkeät pelisäännöt. Konsernin edellinen laskuautomaatioratkaisu ei enää täyttänyt kasvun edellyttämiä vaatimuksia, ja käyttöön haluttiin nykyaikainen, joustava uuden teknologian ratkaisu.

Ratkaisut

Barona Groupin yhtiöissä on nyt käytössä ostolaskujen kierrätysratkaisu yhdistettynä sopimusmoduuliin, joka täsmäyttää toistuvaislaskut suoraan sopimuksiin. Konserni otti käyttöön myös Paletten mobiiliratkaisun, mikä mahdollistaa laskujen käsittelyn älypuhelimella, tabletilla tai kannettavalla tietokoneella.

Hallittua kasvua

Barona Group muodostuu 64 erillisestä juridisesta yhtiöstä. Konserni on kasvanut voimakkaasti viime vuosina ja kasvu jatkuu. Konsernissa liikkuu vuositasolla noin 100 000 ostolaskua. Muutokset tehtiin kerralla kaikkiin yhtiöihin ja talousprosesseja hallitaan nyt keskitetysti. Yhtiöiden ostoreskontra ja taloushallinto olivat tiiviisti mukana muutoksen suunnittelussa. Konsernissa haluttiin keskittyä oikeisiin asioihin automatisoinnin avulla. Yhtiöissä on nyt käytössä ostolaskujen kierrätysratkaisu yhdistettynä sopimusmoduuliin, joka täsmäyttää toistuvaislaskut suoraan sopimuksiin ilman manuaalista käsittelyä.

Raportointia reaaliajassa

Barona Groupin talousjohtaja Pasi Vilhunen kommentoi Palette Softwaren ostolaskuratkaisun valintaa: ”Halusimme täysin reaaliaikaisen raportoinnin, sillä haemme sisäistä tehokkuutta. Tarvitsimme ratkaisun, joka tuo läpinäkyvyyden taloushallintoomme. Ajoimme prosessejamme aiemmin aivan sokkona, mutta nyt tiedämme mitä tapahtuu ja pystymme reagoimaan nopeasti.”

Läpinäkyvät prosessit

Nyt prosessit ovat läpinäkyviä, prosessin ohjaukseen on työkalut ja raportit ovat selkeitä. Laskun keskimääräinen kiertonopeus on lyhentynyt 16 päivästä 4 päivään. Prosessin läpinäkyvyys auttaa purkamaan pullonkauloja, tasaamaan työkuormaa sekä ohjaamaan toimintaa aktiivisesti. Työkuormaa pystytään tarkastelemaan henkilötasolla ja tietoa saadaan nopeasti raportointiin sekä johtamiseen.

”Automatisoinnin ansiosta pystymme keskittymään omaan toimintaamme ja kehittämään sitä edelleen. Haluamme olla työssämme innovatiivisia ja ketteriä. Edellytämme samaa myös omilta toimittajiltamme. Yhteistyö Paletten kanssa on sujunut hyvin ja arvostamme Paletten kykyä vastata tarpeisiimme nopeasti”, kiteyttää Pasi Vilhunen.