Case

JCDecaux automatisoi hankinnasta maksuun -prosessinsa Palettella

”Valitsimme Paletten hankinnasta maksuun -ratkaisun sen monipuolisuuden ja käyttäjäystävällisyyden vuoksi. PaletteArena -tuoteperhe on kehitetty kokemuſten kautta ja niputetty täydellisesti yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi.”

-Tuula Laukkarinen, CFO, JCDecaux Finland Oy

Haasteet

JCDecaux Finland Oy:n käytössä ollut ostolaskujenkäsittelyratkaisu oli kankea ja tuntui tulleen elinkaarensa päähän. Ohjelmiston mahdollisista päivityksistä huolimatta Paletten ratkaisu oli toiminnallisuuksiltaan monipuolisempi ja joustavampi. JCDecaux Finland tarvitsi liiketoiminnan kasvaviin tarpeisiin uuden sukupolven ketterän ja skaalautuvan ostolaskujenkäsittelyratkaisun.

Ratkaisut

käyttöönsä PaletteInvoice-ostolaskujenkäsittelyratkaisun, PaletteBuyer-hankintaratkaisun, PaletteContract-sopimustenhallintaratkaisun ja PaletteMobile-mobiiliratkaisun. Ratkaisut integroituvat helposti kaikkiin toiminnanohjausjärjestelmiin.

Tehokas ostolaskujen kierrätys säästää aikaa ja rahaa

”Säästämme huomattavan paljon työaikaa ja rahaa, kun Paletten ostolaskujenkäsittelyratkaisuun
on helppo automatisoida toiminnallisuuksia, jotka nopeuttavat rutiineja ja tiliöinnit sujuvat nyt helpommin. Pystymme jakamaan koontilaskut, esimerkiksi työterveyshuollon laskut, suoraan useille kustannuspaikoille ja ohjaamaan oikeille hyväksyjille. Tämä poisti meiltä ylimääräisiä työvaiheita ja rutiineita. Yksittäisen laskun käsittely ja läpimenoaika on nopeutunut huomattavasti,mikä tuo aikaa muihin tehtäviin ja oman työn kehittämiseen. Myös PaletteContract-sopimustenhallintaratkaisu täsmäyttää kaikki toistuvaislaskut automaattisesti eikä meidän tarvitse huolehtia enää niiden maksamisesta erikseen. PaletteArenan avulla meillä on nyt täysi, reaaliaikainen näkyvyys ja kontrolli ostoihin, laskuihin ja sopimusten käsittelyyn”, sanoo talousjohtaja Tuula Laukkarinen, JCDecaux Finland.

Ratkaisujen käyttöönotto sujuva prosessi

Ratkaisujen testausvaihe oli mielenkiintoista aikaa ja suurin osa taloushallinnon henkilöstöstä osallistui siihen. Henkilöstön keskuudessa tieto ratkaisujen käyttäjäystävällisyydestä ja monipuolisuuksista kiiri nopeasti. Ensimmäisiin koulutus- ja käyttöönottoryhmiin olikin lähes tunkua. Testaus- ja käyttöönotto menivät aikataulun mukaisesti ja pääsimme aloittamaan seuraavan tilikauden toiminnot uudessa ratkaisussa, kuten oli suunniteltukin.”, toteaa Kirsi Suojoki, kirjanpitäjä ja ratkaisujen yksi pääkäyttäjistä.

Mobiiliratkaisu helpottaa arkea

PaletteMobile-mobiiliratkaisu toimii linja-autossa, hotellin aulassa tai lentokentällä suoraan kaikilla mobiililaitteilla. JCDecauxin työntekijöille oli tärkeää saada toimiva mobiiliratkaisu käyttöönsä, ja nyt työntekijät voivat matkoilla ollessaan tarkistaa hyväksyttäviksi saapuneet ostolaskut nopeasti ja helposti. Tämä tehostaa koko organisaation toimintaa, kun ostolaskujen käsittelyprosessi on sujuvaa eivätkä laskut kasaudu hyväksyttäviksi.