Hankintaprosessi tehokkaaksi

Hankintaprosessi ja hankintojen hallinta tehokkaaksi Paletten avulla. Hanki tarvittavat palvelut ja tavarat Paletten verkkokauppamaisesta moduulista tai tuo ostotilauksia ratkaisun ulkopuolelta – Palette virtaviivaistaa ostotilauksien käsittelyn.

250,000+ Käyttäjää

Yli 2,500 asiakasorganisaatiota maailmanlaajuisesti

Ostotilausjärjestelmä – Kuin verkkokauppa Palettessa

Paletten avulla henkilökunta voi tehdä hankintoja verkkokauppamaisessa ympäristössä, missä näkyvät vain ne tuotteet ja toimittajat, jotka on hyväksytty yrityksen puolesta.  Järjestelmä luo automaattisesti ostotilauksen ja lähettää sen toimittajalle – kunhan ostotilauspyyntö on ensin hyväksytty yrityksen sisällä. Luotu ostotilaus täsmäytetään myöhemmin saapuvaan ostolaskuun automaattisesti, eikä lasku vaadi käsittelyä lainkaan, mikä tehostaa hankintaprosessia.

Sekä Paletten tuottamat sisäiset ostotilaukset että ulkoiset ostotilaukset sijaitsevat samassa paikassa – minkä ansiosta yritykset pystyvät paremmin hyödyntämään raportteja ja automaattista täsmäytystä.

Kasvumme ollessa niin nopeaa, on meillä ollut paljon muitakin projekteja käynnissä samaan aikaan. Siksi on ollut äärimmäisen tärkeää, että pystymme toteuttamaan ostolaskujen kierrätyksen lisäksi myös hankinnat Paletten järjestelmän kautta.

Lauri Matikainen, CFO, Renta Group

Hankintaprosessi epäsuorille hankinnoille

Kun puhutaan hankintaprosessista ja hankintojen hallinnasta, useimmille tulee ensimmäisenä mieleen yritysten tekemät suorat hankinnat, kuten raaka-aineet ja muut suoraan liiketoimintaan vaikuttavat hankinnat, joita kutsutaan myös varasto-ostamiseksi.

Epäsuorat hankinnat, eli muut kuin tuotannolliset hankinnat, auttavat puolestaan yritystä pyörittämään päivittäistä toimintaansa. Esimerkkejä ovat mm. varaosat, kunnossapito, kemikaalit, turvavälineet, toimistotarvikkeet, it-tarvikkeet. Me autamme juuri epäsuorien hankintojen hallinnassa.

Hankintojen hallinta tehokkaaksi budjeteilla ja raporteilla

Kontrolloi hankintoja budjettien avulla ja luo hyödyllisiä raportteja Paletten monipuolisen hakukriteeristön avulla. Pureudu toimittajatietoihin, täsmäytystilastoihin ja hankintoihin ja paranna hankinnasta maksuun -prosessia entisestään. Kaikki tiedot ovat helposti vietävissä esimerkiksi Exceliin.

  • Työntekijät ostavat tavaroita ja palveluita määrätyllä budjetilla
  • Ostot voidaan rajoittaa ensisijaisiin ja asianmukaisesti hyväksyttyihin toimittajiin
  • Luo parempaa tietoa hinta- ja sopimusneuvotteluja varten

Ostotilaukset ja laskut samassa järjestelmässä

Paletten avulla kaikki laskut täsmäytetään automaattisesti vastaavan (sisäisen tai ulkoisen) ostotilauksen kanssa otsikko- tai rivitasolla. Kaikki täsmäävät laskut voidaan lähettää suoraan ERP-järjestelmään maksua varten – ilman manuaalista käsittelyä. Jos jokin tieto puuttuu tai on virheellistä, se voidaan lähettää oikealle hyväksyjälle korjattavaksi ja hyväksyttäväksi.

Hankintaratkaisun hyödyt

Paletten hankintaratkaisu tuo paremman näkyvyyden organisaation kuluihin, sillä sähköinen hankinta mahdollistaa kattavan spend-datan keräämisen ja analysoinnin. Datan avulla voidaan neuvotella yhä parempia sopimuksia toimittajien kanssa ja tunnistamaan tilanteet, joissa olisi hyvä harkita vaihtoehtoisia toimittajia. Saat paremman käsityksen ja näkyvyyden koko toimitusketjustasi ja toimittajien suorituskyvystä.

Paletten hankintaratkaisu on kuin verkkokauppa, jossa yrityksen henkilökunta pystyy tilaamaan tarvitsemansa tuotteet ja palvelut. Ostotilaus ei kuitenkaan lähde toimittajalle ennenkuin hankinta on hyväksytty yrityksen sisällä. Näin organisaatiossa vältytään turhilta hankinnoilta.

Paletten ostotilausjärjestelmä mahdollistaa sen, että kaikki laskut täsmäytetään automaattisesti vastaavan ostotilauksen kanssa otsikko- tai rivitasolla. Ostotilauksia voidaan tuoda myös järjestelmän ulkopuolelta. Yksi lasku voi sisältää kohteita useista ostotilauksista ja yksi ostotilaus voidaan yhdistää useisiin laskuihin riippumatta siitä, onko tilaus toimitettu osittain vai kokonaan:

  • Täsmäytys otsikko- ja rivitasolla
  • Automaattinen käsittely
  • Järjestelmä havaitsee virheet
  • Poikkeukset lähetetään hyväksyjille vahvistettavaksi yhdellä klikkauksella mobiililaitteella tai selaimella

Paletten hankintaratkaisun myötä työntekijät voivat tarkastella ja tilata tuotteita käyttöoikeuksiensa ja määritetyn budjetin mukaisesti. Näin koko organisaatio noudattaa hankintaohjeita, ja tuotteet tilataan ensisijaisilta toimittajilta. Hankintaprosessi on työntekijöiden kannalta toimivampi, ja hankinnat tehdään yrityksen sääntöjen mukaan. Hankintojen hallinta on myös koko organisaation tasolla helpompaa.

Kun järjestelmä käsittelee ostotilauksen ja ostolaskun ilman manuaalisia vaiheita – on inhimillisen riskin mahdollisuus hyvin paljon pienempi. Toisaalta, taloushallinnon tarvitsee käyttää huomattavasti vähemmän aikaa täsmäyttämiseen ja näin talousorganisaatiossa myös vapautuu aikaa startegisempiin tehtäviin.

Case: Hartela valitsi Paletten Hankinnasta maksuun -ratkaisun

Hartela on suomalainen vuonna 1942 perustettu perheyhtiö, joka työllistää noin 600 rakentamisen ammattilaista. Hartela on rakentanut koteja, toimitiloja ja alueita jo yli 75 vuotta.

Lisää asiakkailtamme:

Technopolis valitsi Palette Softwaren toimittamaan ostolaskujen käsittelyratkaisun
Technopolis vuokraa ja hallinnoi korkealaatuisia työympäristöjä. Yritys on aloittanut matkansa Oulusta, vanhasta meijerirakennuksesta vuonna 1982.
Hartela valitsi Paletten Hankinnasta maksuun -ratkaisun
Miten Paletten hankinnasta maksuun -ratkaisu toimii projektiluontoisella rakennusalalla, ja mitä Paletten avulla voidaan saavuttaa?
Lindström valitsi Paletten kansainväliseksi ratkaisuksi ostolaskujen käsittelyyn ja hankintaan
Lindström halusi yhtenäistää ostolaskuprosessiaan kansainvälisesti nykyaikaisella ratkaisulla, sekä tehostaa hankintojen hallintaa.

Oletko valmis ottamaan seuraavan askeleen?

Kerro mitä ongelmia haluaisit ratkaista