Ostolaskujen käsittely

Yrityksien ostolaskujen käsittely pilvipalvelussa – hyväksy ja käsittele ostolaskuja missä vain, milloin vain. 

Webinaari: Näillä vinkeillä onnistut ostolaskuratkaisun käyttöönottoprojektissa

Tule linjoille 26.10.2021; käymme läpi projektin eri vaiheita ja annamme konkreettisia vinkkejä tuleviin projekteihin – jotka ovat ratkaisusta riippumattomia.

250,000+ Käyttäjää

Yli 2,500 asiakasorganisaatiota maailmanlaajuisesti

Hankinnasta maksuun

Ostolaskujen käsittely tehokkaaksi

Tehokas ratkaisu yritysten ostolaskujen käsittelyyn. Paletten laskuautomaatio tuo työntekijöillenne kaikkialla organisaatiossa uuden sukupolven ostolaskujen käsittelyratkaisun, korkean automaatiotason sekä näkyvyyttä ja tehokkuutta.

“Koimme että meidän on hyvä valita ostolaskujen käsittelyyn paras mahdollinen toimittaja, ja niin me teimme. Palettessa on monipuoliset ominaisuudet, integraatio on ollut helppoa rakentaa, implementaatio on kevyt ja kaikille käyttäjille on yhteinen käyttöliittymä.”

Heli Matero
CFO, Technopolis Plc

Ostolaskujen sähköinen käsittely

Ostolaskujen sähköinen käsittely on jo laajasti käytössä Suomessa mikä tarkoittaa, että ostolaskujen käsittelystä on tullut digitaalista ja paperiset laskut ovat yhä harvinaisempi näky. Laskutiedot viedään sähköiseen muotoon verkkolaskujen ja skannausratkaisujen avulla. Kun laskudata on sähköisessä muodossa, voidaan lasku käsitellä jopa 100% automaattisesti. Ostolaskujen sähköinen käsittely myös mahdollistaa yhä tarkemman raportoinnin, kun kaikki data on saatavilla.

Sähköinen ostolaskujen käsittely

Paletten avulla voit olla varma, että koko organisaatiolla on käyttäjäystävällinen ratkaisu, jolla  ostolaskujen käsittely ja hyväksyntä on tehokasta. Laskuautomaatio on korkea ja ratkaisua voi käyttää mistä tahansa – tietokoneella tai mobiilisti.

Selainpohjainen & mobiili

Koko organisaatio pystyy hyväksymään ostolaskuja missä vain, milloin vain, esimerkiksi tabletilla tai kännykällä. Ostolaskujen käsittely onnistuu mutkitta myös etänä.

Tehokas hyväksynnän työnkulku

Palette lähettää kaikki saapuvat laskut ennalta määritettyyn hyväksynnän työnkulkuun – tai automatisoinnin ansiosta suoraan maksuun.

Helppo sähköpostivahvistus

Tarjoa yksinkertaisia sähköpostivahvistuksia johtajille.

Automaattiset muistutukset

Järjestelmä lähettää automaattisesti muistutuksia laskujen hyväksyjille hyvissä ajoin, mikä todella auttaa taloustiimiäsi kuukauden lopulla.

Laskutietojen tuonti

Paletten ostolaskujen käsittelyratkaisun avulla kaikki saapuvat ostolaskut kerätään yhteen paikkaan. Vastaanota verkkolaskuja tai digitalisoi ja tulkitse paperilaskuja edistyneellä OCR-tekniikalla.

Tehokas hyväksynnän työnkulku

Ostolaskujen käsittely vaatii usein useamman henkilön työpanosta. Palette lähettää laskut ennalta määritettyyn hyväksynnän työnkulkuun automaattisesti. Hyväksyjät voivat tarkistaa ja allekirjoittaa laskuja tietokoneelta, tabletilta tai älypuhelimelta. Tarvitset vain Internet-yhteyden.

Älykäs täsmäytys

Täsmäytä laskut ostotilauksiin ja sopimuksiin. Tehokas täsmäysmoottorimme täsmää satoja rivejä sekunneissa – mikä säästää tiimillesi paljon aikaa. Täsmäytys on yksi keino saada ostolaskujen käsittely 100% automaattiseksi, ilman manuaalisia vaiheita.

Sopimusten hallinta ja toistuvat laskut

Täsmäytä toistuvat laskut automaattisesti sopimuksiin ja vastaanota muistutuksia, kun sopimuksia on aika uusia tai purkaa. Säilytä sopimuksia arkistossa ja ota itselaskutus käyttöön.

Laskuautomaatio – Näin ostolaskut voivat saavuttaa 100% automaatiotason

Ostolaskujen käsittelyratkaisut ovat erinomainen keino nostaa prosessin automaatiotasoa, eli vähentää tarvittavia kosketuspisteitä. Mistä ostolaskuprosessin automaatiotaso muodostuu? Laskuautomaatio on monen asian summa, johon vaikuttavat niin käytettävän ratkaisun mahdollisuudet kuin yrityksen prosessit. Lue lisää laskuautomaatiosta:

Tie automatisoituun ostolaskujen käsittelyyn alkaa siitä, että laskudataa voidaan käsitellä digitaalisesti. Palette vastaanottaa laskuja kaikissa muodoissa: kuten verkkolaskuina, pdf-laskuina ja paperilaskuina. Laskutustiedot tunnistetaan ja laskun kuva näkyy järjestelmässä. Näin kaikki ostolaskut saadaan järjestelmän piiriin.

Sähköinen ostolaskujen käsittely mahdollistaa myös työnkulun automatisoinnin. Järjestelmä lähettää laskut ennalta määritettyyn hyväksynnän työnkulkuun ja asiatarkistukseen. Palettessa on monipuoliset mahdollisuudet sääntöjen luomiseen. Hyväksyjät voivat tarkistaa ja allekirjoittaa ostolaskuja tietokoneelta, tabletilta tai älypuhelimelta mobiilisti. Tarvitset vain Internet-yhteyden. Näin ostolaskujen sähköinen käsittely onnistuu vaikka laiturilta.

Tiesitkö, että noin 20-30% yrityksen ostolaskuista perutuvat sopimukseen? Paletten sopimusratkaisun avulla automaatiotaso nousee edelleen, kun yrityksesi ei tarvitse käyttää aikaa saman laskun hyväksymiseen joka kuukausi. Järjestelmä täsmäyttää, tarkistaa ja käsittelee sopimuksiin liittyvät, toistuvat ostolaskut automaattisesti. Sähkö- ja vesilasku ovat esimerkkejä toistuvista laskuista.

Itselaskutus
Toistuvia laskuja voidaan luoda itse niin kutsutun itselaskutuksen kautta. Esimerkiksi kiinteistön vastikkeet ovat esimerkki maksusta, joista ei tule laskua, ja ovat oiva kohde itselaskutukselle.

Ostotilaustäsmäytys tuo automaatiotason yhä korkeammalle, eikä täsmääviä ostolaskuja tarvitse käsitellä lainkaan. Paletten avulla kaikki laskut täsmäytetään automaattisesti vastaavan (sisäisen tai ulkoisen) ostotilauksen kanssa otsikko- tai rivitasolla. Toistuvat laskut (esimerkiksi sähkölaskut) voidaan puolestaan täsmäyttää niitä vastaaviin sopimuksiin. 

Kaikki täsmäävät laskut voidaan lähettää suoraan ERP-järjestelmään maksua varten – ilman manuaalista käsittelyä. Jos jokin tieto puuttuu tai on virheellistä, ostolasku voidaan lähettää oikealle hyväksyjälle korjattavaksi ja hyväksyttäväksi. 

Miksi kannattaa valita Paletten sähköinen ostolaskujen käsittely?

Mobiili ratkaisu

Yhden klikkauksen laskujen hyväksyntä tietokoneella, tabletilla tai kännykällä – missä vain, milloin vain.

Korkea laskuautomaatio

Moderni ja tehokas ostolaskujen käsittelyjärjestelmä vähentää kustannuksia ja vapauttaa organisaation aikaa muulle.

Lisää kontrollia

Välitön kontrolli kaikista laskuista niiden tilasta riippumatta mahdollistaa kokonaisuuden hallinnan, nopeamman työnkulun ja sujuvan täsmäytyksen.

Ostolasku on lasku yrityksen hankinnoista. Ostolasku syntyy yrityksen hankkiessa esimerkiksi tuotteita ja palveluita muilta yrityksiltä. Ostolasku muodostaa ostavalle yritykselle ostovelan. Myyvän yrityksen näkökulmasta puhutaan puolestaan myyntilaskusta.

Case: Technopolis ottaa Paletten käyttöön kaikissa toimipisteissään 7 eri maassa

Technopolis vuokraa ja hallinnoi korkealaatuisia työympäristöjä. Technopolis tehostaa ostolaskujen käsittelyä, sekä nostaa prosessin automaatioastetta osana merkittävää Business Platform uudistusta. Tulevaisuudessa Technopolis tulee käsittelemään kaikki ostolaskunsa Paletten kautta – riippumatta siitä missä maassa toiminta sijaitsee.

Palette integroituu järjestelmiinne

Oletko valmis ottamaan seuraavan askeleen?

Kerro mitä ongelmia haluaisit ratkaista