Täsmäytä toistuvat laskut (toistuvaislaskut) sopimuksiin automaattisesti ja säilytä sopimuksia.
Toistuva lasku on laskutustyyppi, jossa myyjä veloittaa asiakastaan automaattisesti säännöllisin väliajoin tavaroista tai palveluista. Toistuvaislaskut liittyvät yleisimmin matkapuhelinlaskuihin, yleishyödyllisiin palveluihin, siivouspalveluihin ja ylläpitomaksuihin, mutta niitä käytetään kaikissa tilanteissa, joissa yrityksen on tilattava jotain säännöllisin väliajoin.
Toistuvat laskut liittyvät usein sopimuksiin.
“Sopimusratkaisu auttaa toistuvien laskujen hallinnassa täsmäyttämällä ne sopimusten kanssa automaattisesti. Tämä on tehostanut työnkulkuamme, ja samalla pystymme jatkuvasti parantamaan prosessia.”
Rene Faurskov, Finance Manager, Sportmaster
Paletten sopimusten hallintajärjestelmän avulla yrityksesi ei tarvitse käyttää aikaa saman laskun hyväksymiseen joka kuukausi. Palettessa voidaan säilyttää ja hallinnoida laskujen lisäksi myös sopimuksia. Kun tarvittavat tiedot ovat samassa järjestelmässä, Palette täsmäyttää, tarkistaa ja käsittelee kaikki sopimuksiin liittyvät, toistuvaislaskut automaattisesti.
Itselaskutus
Toistuvia laskuja voidaan luoda itse niin kutsutun itselaskutuksen kautta. Esimerkiksi kiinteistön vastikkeet ovat esimerkki maksusta, joista ei tule laskua, ja ovat oiva kohde itselaskutukselle.
Toistuvien laskujen summat saattavat vaihdella kuukaudesta toiseen. Esimerkiksi sähkölaskun summa ei ole täysin sama jokaisessa laskussa. Palettessa sopimuksille voidaan määrittää hyväksyttyjä poikkeamarajoja, mikä helpottaa ostolaskujen käsittelyä. Kun ostolasku täsmää sopimukseen poikkeamarajojen mukaisesti, järjestelmä käsittelee sen automaattisesti.
Järjestelmä tunnistaa virheet
Mikäli ostolaskusta puuttuu jotain, tai poikkeamat ovat liian suuria, lasku lähetetään tarkastajalle korjattavaksi.
Palettessa on helppoa myös säilyttää erilaisia sopimuksia. Joustavan käyttöoikeusjärjestelmän avulla voit määrittää, mitä tietoja kukin käyttäjä voi tarkastella ja miten muistutuksia lähetetään ennen tärkeitä sopimuspäivämääriä. Kun sopimukset ovat helposti käytettävissä koko organisaatiossa, niitä myös noudatetaan tehokkaammin.
Automaattiset muistutukset
Järjestelmä myös muistuttaa, kun sopimus on aika uusia. Näin organisaatiossa voidaan yhä tehokkaammin neuvotella sopimuksia uudelleen.
Toistuvaislaskut
Toistuvaislaskuja pystytään täsmäyttämään sopimuksiin automaattisesti.
Automaattiset muistutukset
Järjestelmä lähettää muistutuksen, kun sopimus on aika irtisanoa tai uusia.
Säilytä sopimuksia
Säilytä sopimuksia ja takaa näkyvyys koko organisaatiolle.
Itselaskutus
Palette luo automaattisesti laskun, joka ottaa huomioon sopimusehdot.
Näkyvyys
Sopimusratkaisussamme sopimukset ovat aina saatavilla. Sopimuksia voivat hakea ja tarkastella käyttäjät, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet, kuten hankintaosaston työntekijät.
Sopimukset tallennetaan järjestelmäämme, jossa on joustava käyttöoikeusjärjestelmä. Jos Paletten laskujen käsittelyratkaisu on käytössä, siihen on jo määritetty nykyiset toimittajat ja käyttäjät, hyväksyntäsäännöt, työnkulut, roolit, tiliöintiehdotukset ja muut toiminnot. Sopimuksiin täydennetään tiedot esimerkiksi sopimusten tyypistä, tärkeistä päivämääristä ja voimassaoloajoista.
Kerro mitä ongelmia haluaisit ratkaista
Palette Software perustettiin vuonna 1993 Tukholmassa. Tänä päivänä yrityksellä on toimipisteet Pohjoismaissa ja Yhdysvalloissa. Paletten ratkaisuja on saatavana kasvavan kumppaniverkoston kautta noin 50 maassa Pohjois-Amerikassa, Euroopassa ja Australiassa.
