Tehosta prosessia hankintajärjestelmällä
Pidä kustannukset hallinnassa jo ennen kuin ne syntyvät. Se on mahdollista, kun tilaukset tehdään sähköisesti samassa järjestelmässä, jossa ostolaskut käsitellään.
Kasvumme ollessa niin nopeaa, on meillä ollut paljon muitakin projekteja käynnissä samaan aikaan. Siksi on ollut äärimmäisen tärkeää, että pystymme toteuttamaan ostolaskujen kierrätyksen lisäksi myös hankinnat Paletten järjestelmän kautta.
Lauri Matikainen, CFO, Renta Group
Optimoi hankintaprosessi oikean järjestelmän avulla
Yrityksen kannattaa tehdä tilaukset samassa järjestelmässä, jossa laskutkin käsitellään. Tällöin kulut ovat nähtävissä ja hallittavissa jo ennen niiden syntymistä. Hyväksy laskun sijaan tilaus määritetyn hyväksyntätyönkulun mukaisesti. Ostolasku voidaan tämän jälkeen täsmäyttää automaattisesti, kunhan summa vastaa tilausta. Vain mahdolliset poikkeukset tarvitsee käsitellä manuaalisesti.
Tarvittavat tuotteet tilattavissa helposti oikeaan hintaan
Paletten hankintamoduuli on kuin verkkokauppa. Siinä työntekijöiden on helppo tehdä tarvittavat tilaukset. Vaihtoehtoina näytetään vain hyväksytyt toimittajat ja tuotteet. Työntekijät voivat tarkastella ja tilata tuotteita käyttöoikeuksiensa ja määritetyn budjetin mukaisesti. Näin koko organisaatio noudattaa hankintaohjeita, ja tuotteet tilataan ensisijaisilta toimittajilta. Tilausprosessi on työntekijöiden kannalta toimivampi, ja hankinnat tehdään yrityksen sääntöjen mukaan.
Viisi tärkeintä ominaisuutta:
- Helppo tilaus sisäisistä ja ulkopuolisista tuoteluetteloista
- Tilaukset vapaatekstinä
- Budjetti ja käyttöoikeudet sanelevat, mitä kukin voi tilata ja missä yksikössä
- Automatisoidut työnkulut
- Sama käyttöliittymä ja sisäänkirjautuminen kuin laskujen käsittelyssä
Epäsuorat hankinnat hallintaan
Monissa yrityksissä on jo kehittyneet järjestelmät suorille hankinnoille eli materiaaleille, jotka tarvitaan myytävien tuotteiden ja palvelujen tuottamiseen. Epäsuorilla hankinnoilla ei kuitenkaan usein ole tehokasta hankintaprosessia. Niillä tarkoitetaan toimipaikoissa käytettäviä tuotteita, kuten tietokoneita, mobiililaitteita, tarvikkeita ja toimistotavaraa. Yksittäiset kulut voivat olla pieniä, mutta isossa organisaatiossa ne muodostavat yhdessä merkittävän kuluerän, joka rasittaa suoraan tulosta.
Tie strategisiin epäsuoriin hankintoihin
Paletten hankintamoduulin avulla voit hallita kaikkia hankintoja, myös epäsuoria. Tällöin hankinnoilla on selkeä omistaja, hankintaosaston hallinnolliset rutiinit vähenevät ja henkilöstölle jää enemmän aikaa edullisten sopimusten ja alennusten neuvottelemiseen. Ohjaamalla hankintoja toimittajille, jotka tarjoavat parhaat ostoehdot, yritys voi säästää suuria summia. Kaikkien hankintojen ja tilausten digitalisointi jäsennellyksi prosessiksi on avain strategisiin hankintoihin – myös epäsuorissa hankinnoissa!
Sopimukset
Hankinnat
Ostolaskujen kierrätys
Ostotilaustäsmäytys
Verkkolaskut
Kustannusten hallinta
Miksi Palette?
Parempi saavutettavuus
Ratkaisuumme on helppo pääsy myös toimiston ulkopuolella. Hyväksy laskut tietokoneella, tabletilla tai älypuhelimella.
Tehokkaammat prosessit
Moderni ja tehokas ostolaskujen käsittelyjärjestelmä vähentää kustannuksia ja jättää enemmän aikaa muulle.
Parempi kontrolli
Välitön kontrolli kaikista laskuista niiden tilasta riippumatta mahdollistaa hyvän yleiskuvan, nopeamman työnkulun ja sujuvan täsmäytyksen.