Kasvumme ollessa niin nopeaa, on meillä ollut paljon muitakin projekteja käynnissä samaan aikaan. Siksi on ollut äärimmäisen tärkeää, että pystymme toteuttamaan ostolaskujen kierrätyksen lisäksi myös hankinnat Paletten järjestelmän kautta.
Lauri Matikainen, CFO, Renta Group
Optimoi hankintaprosessi oikean järjestelmän avulla
Tarvittavat tuotteet tilattavissa helposti oikeaan hintaan
Paletten hankintamoduuli on kuin verkkokauppa. Siinä työntekijöiden on helppo tehdä tarvittavat tilaukset. Vaihtoehtoina näytetään vain hyväksytyt toimittajat ja tuotteet. Työntekijät voivat tarkastella ja tilata tuotteita käyttöoikeuksiensa ja määritetyn budjetin mukaisesti. Näin koko organisaatio noudattaa hankintaohjeita, ja tuotteet tilataan ensisijaisilta toimittajilta. Tilausprosessi on työntekijöiden kannalta toimivampi, ja hankinnat tehdään yrityksen sääntöjen mukaan.
Palettessa tilaukset tehdään samassa järjestelmässä, jossa laskutkin käsitellään. Tällöin kulut ovat nähtävissä ja hallittavissa jo ennen niiden syntymistä. Hyväksy laskun sijaan tilaus määritetyn hyväksyntätyönkulun mukaisesti. Ostolasku voidaan tämän jälkeen täsmäyttää automaattisesti, kunhan summa vastaa tilausta. Vain mahdolliset poikkeukset tarvitsee käsitellä manuaalisesti.
Tehokkaampi kokonaisratkaisu
Parempi ostolaskujen hallinta
Maksimoi laskujenkäsittelyn automatisointi täsmäyttämällä ostolaskut ostotilauksia tai sopimuksia vastaan. Käsittele vain poikkeamat ja säästä aikaa muille töille.
Säästä aikaa ja rahaa koko organisaatiolle
Oikean järjestelmän ansiosta sekä johdon että työntekijöiden on helpompi käsitellä hankintoja, laskuja ja kuluja. Samalla taloushallinnon ja hankintaosaston hallinto vähenee.
Lisääntynyt kontrolli ja matalammat kustannukset
Kun koko prosessi on automatisoitu, on helpompi varmistaa oikean tuotteen tilaaminen oikealta toimittajalta, oikeaan hintaan. Hyväksy ostotilaus laskun sijaan ja ota täysi kontrolli kustannuksista ennen tilauksen tekemistä!
Viisi tärkeintä ominaisuutta:
- Helppo tilaus sisäisistä ja ulkopuolisista tuoteluetteloista
- Tilaukset vapaatekstinä
- Budjetti ja käyttöoikeudet sanelevat, mitä kukin voi tilata ja missä yksikössä
- Automatisoidut työnkulut
- Sama käyttöliittymä ja sisäänkirjautuminen kuin laskujen käsittelyssä
Epäsuorat hankinnat hallintaan
Monissa yrityksissä on jo kehittyneet järjestelmät suorille hankinnoille. Epäsuorilla hankinnoilla ei kuitenkaan usein ole tehokasta hankintaprosessia. Niillä tarkoitetaan toimipaikoissa käytettäviä tuotteita, kuten esimerkiksi tietokoneita, mobiililaitteita, tarvikkeita ja toimistotavaraa. Yksittäiset kulut voivat olla pieniä, mutta isossa organisaatiossa ne muodostavat yhdessä merkittävän kuluerän, joka rasittaa suoraan tulosta.
Tie strategisiin epäsuoriin hankintoihin
Paletten hankintamoduulin avulla voit hallita kaikkia hankintoja, myös epäsuoria. Tällöin hankinnoilla on selkeä omistaja, hankintaosaston hallinnolliset rutiinit vähenevät ja henkilöstölle jää enemmän aikaa edullisten sopimusten ja alennusten neuvottelemiseen. Ohjaamalla hankintoja toimittajille, jotka tarjoavat parhaat ostoehdot, yritys voi säästää suuria summia. Kaikkien hankintojen ja tilausten digitalisointi jäsennellyksi prosessiksi on avain strategisiin hankintoihin – myös epäsuorissa hankinnoissa!
Lisää aiheesta:
Webinar
WEBINAARI: Paletten hankinnasta maksuun -ratkaisu vuonna…
Torstaina 14.1.2021 kerromme miten Paletten moderni hankinnasta maksuun -kokonaisratkaisu säästä aikaa ja rahaa koko organisaatiolle – vuonna 2021 Keskisuurissa ja suurissa yrityksissä…
Blogi
Täydellinen ostolaskuprosessi alkaa jo hankinnasta
Sähköinen ostolaskujen käsittely on jo laajasti käytössä Suomessa mikä tarkoittaa, että ostolaskujen dataa käsitellään digitaalisesti. Sillä aikaa, kun suuri osa maailmasta yhä…
Whitepaper
Ostajan opas hankinnasta maksuun -ratkaisun hankintaa…
On yksi asia päättää, että organisaationne on valmis automatisoitua hankinnasta maksuun -ratkaisua varten. Onhan ratkaisusta hyötyä kaikille yrityksille, jotka käsittelevät suuria määriä…